6 điều bạn nên biết làm trong khi học Excel

0
78

Trên thực tế, có rất nhiều thủ thuật và công cụ hữu ích mà bạn có thể sử dụng, cho dù bạn là một người mới hoàn toàn hay một người đã làm nhiều. Dưới đây là sáu thứ bạn nên biết cách thực hiện trong khi học Excel.

1. Sắp xếp dữ liệu trong excel

Thông thường, bảng tính rất hữu ích cho việc lưu trữ và sắp xếp một loạt thông tin mà Haiti nghĩ rằng một danh sách liên lạc cho 800 người mà bạn muốn mời đến bữa tiệc trưa của công ty bạn chẳng hạn.

Bây giờ, hãy nói rằng bạn muốn sắp xếp những người đó cho phù hợp. Có lẽ bạn muốn chúng được liệt kê theo thứ tự chữ cái theo tên cuối cùng. Hoặc, có thể bạn muốn nhóm chúng lại với nhau theo thành phố.

Excel giúp dễ dàng kết hợp toàn bộ tập dữ liệu của bạn và sắp xếp mọi thứ vào một bảng tính sạch và dễ đọc.

Đây là cách bạn làm điều đó:

  • Làm nổi bật toàn bộ tập dữ liệu bạn muốn sắp xếp (không chỉ một cột!) Bằng cách kéo con trỏ qua tất cả các ô hoặc nhấp vào hình tam giác ở phía trên bên trái của bảng tính của bạn để chọn toàn bộ.
  • Nhấn vào tab Data Data.
  • Nhấp vào nút Sắp xếp sắp xếp.
  • Chọn cách bạn muốn sắp xếp dữ liệu của mình (trong ví dụ bên dưới, tôi đã sắp xếp theo thành phố!).
  • Lượt tấn công OK.

Sau đó, dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp phù hợp với bạn trong trường hợp này, theo thứ tự bảng chữ cái theo thành phố.

LƯU Ý QUAN TRỌNG: Điều quan trọng là bạn chọn toàn bộ tập dữ liệu bạn muốn sắp xếp và không chỉ một cột. Bằng cách đó, các hàng của bạn sẽ giữ nguyên ý nghĩa, trong trường hợp này, địa chỉ chính xác sẽ ở cùng với người thích hợp.

Nếu tôi vừa chọn cột đầu tiên, Excel sẽ chỉ sắp xếp một cột theo thứ tự bảng chữ cái, làm cho các địa chỉ trở thành một mớ hỗn độn.

2. Loại bỏ trùng lặp trong excel

Đó là điều không thể tránh khỏi: Khi bạn làm việc với một tập dữ liệu lớn, chắc chắn sẽ có một vài bản sao lén theo cách của họ.

Thay vì bị lác mắt và bực bội bằng cách cuộn qua toàn bộ bảng tính đó và tự mình tìm kiếm chúng, Excel có thể thực hiện tất cả các công việc đó cho bạn và loại bỏ trùng lặp chỉ bằng một nút bấm.

Đây là cách bạn làm điều đó:

  • Làm nổi bật toàn bộ tập dữ liệu.
  • Nhấn vào tab Data Data.
  • Nhấp vào nút Xóa Xóa trùng lặp.
  • Chọn những cột bạn muốn Excel để tìm các bản sao.
  • Lượt tấn công OK.

LƯU Ý QUAN TRỌNG: Hãy cẩn thận rằng bạn chọn đủ vòng loại để loại bỏ các bản sao thực sự.Ví dụ: nếu tôi vừa chọn xóa các bản sao chỉ trong Cột A ở trên (có nghĩa là Excel sẽ tìm các bản sao của Nhật ký Oprah), tôi đã xóa một Oprah thực sự có cùng địa chỉ, nhưng một địa chỉ có cùng một địa chỉ họ và địa chỉ khác nhau hoàn toàn (một Oprah hoàn toàn khác!)

Điểm mấu chốt là, sử dụng đủ thông tin để bạn loại bỏ các hàng là bản sao giống hệt nhau thực sự của nhau và không chỉ chia sẻ một giá trị tương tự!

3. Các hàm toán học cơ bản trong excel

Ngừng tiếp cận với máy tính mà Excel Excel có thể xử lý tất cả các loại hàm toán học cho bạn! Tất cả bạn cần làm là nhập một vài công thức đơn giản.

Nghĩ rằng âm thanh như nó vượt quá kiến ​​thức Excel của bạn? Nghĩ lại. Hãy tin tôi, nếu tôi có thể tìm ra điều này, vì vậy bạn có thể bạn.

Dưới đây là các công thức cơ bản bạn sẽ muốn biết:

  • Tính tổng: Nhập vào SUM SUM = Dòng trong một ô trống nơi bạn muốn tổng số xuất hiện, nhấp vào các ô bạn muốn thêm cùng nhau, sau đó nhấn vào Enter Enter.
  • Phép trừ: Gõ vào = = trong một ô trống nơi bạn muốn xuất hiện sự khác biệt, nhấp vào ô bạn muốn trừ, gõ vào – -, bấm vào ô bạn muốn trừ và sau đó nhấn enter.
  • Phép nhân: Nhập số = = trong một ô trống nơi bạn muốn tổng số xuất hiện, nhấp vào ô cho một số bạn muốn nhân, nhập số * *, bấm vào ô cho số khác bạn muốn nhân, sau đó nhấn enter .
  • Phân chia: Nhập số = = trong một ô trống nơi bạn muốn phần còn lại xuất hiện, nhấp vào ô cho số bạn muốn chia, nhập Số / Tấn, bấm vào ô cho số bạn muốn chia, rồi nhấn enter .

Nghe này, tôi biết đây là một chút khó hiểu để đặt thành lời. Tuy nhiên, hãy tự thử chúng và tôi khẳng định rằng bạn sẽ nhanh chóng thấy rằng chúng không hề phức tạp. Dưới đây là một cái nhìn về chức năng SUM trông như thế nào trong thực tế:

TIP INSIDER: Nếu bạn muốn kéo cùng một công thức toán học trên một hàng, bạn có thể! Sau khi nhập công thức vào một ô, bấm vào ô đó có tổng số xuất hiện, bấm vào ô nhỏ màu xanh lá cây xuất hiện ở góc dưới bên phải và kéo nó qua phần còn lại của hàng nơi bạn cần áp dụng công thức đó.

Voila, nó sẽ tự động xảy ra! Bạn sẽ có thể crunch số trong các cột khác nhau, mà không cần phải nhập công thức nhiều lần.

4. Cố định dòng và cột trong excel

Không có gì tệ hơn là cuộn qua một bảng tính khổng lồ đòi hỏi bạn phải liên tục quay trở lại đầu trang để xem tiêu đề cột của bạn là gì.

May mắn thay, bạn có thể làm cho các tiêu đề cột của bạn và số hàng của bạn ở đúng vị trí của chúng, nghĩa là bạn luôn có thể nhìn thấy chúng, bất kể bảng tính bạn đi được bao xa. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng tính năng đóng băng pan tiện dụng của Excel.

Đây là cách bạn làm điều đó:

  • Nhấp vào hàng bên dưới tiêu đề cột của bạn.
  • Nhấp vào tab Xem View.
  • Nhấp vào nút Freeze Panes.

Cuộn xuống và trên bảng tính của bạn, và bạn sẽ thấy rằng thông tin bạn cần luôn ở ngay trong tầm nhìn!

5. Chèn ngày hiện tại vào trong excel

Bạn có thể liếc nhìn vào lịch của bạn hoặc dưới cùng của màn hình máy tính của bạn để có được ngày hôm nay và nhập nó vào bảng tính của bạn?

Excel có thể làm điều đó cho bạn, chỉ với một phím tắt dễ dàng. Đây là:

Ctrl +;

Đặt con trỏ của bạn vào ô nơi bạn muốn ngày xuất hiện, sử dụng phím tắt đó và Excel sẽ tự động điền vào ngày hôm nay cho bạn. Dễ như ăn bánh!

LƯU Ý QUAN TRỌNG: Ngày được nhập bằng chức năng đó là tĩnh, có nghĩa là chúng sẽ không thay đổi khi bảng tính của bạn cũ!

6. Thực hiện cùng một thay đổi trên các sheet

Khi bạn đang làm việc với nhiều tab, thật rắc rối khi kết hợp tất cả chúng và thực hiện cùng một thay đổi nhiều lần. May mắn thay, bạn không phải!

Bạn có thể chọn các tờ thích hợp trong sổ làm việc của bạn nơi thay đổi đó sẽ xuất hiện. Thực hiện thay đổi một lần và nó sẽ được áp dụng trên tất cả các trang bạn đã chọn.

Đây là cách bạn làm điều đó:

  • Giữ phím Command Command trên bàn phím của bạn (hoặc điều khiển của điều khiển nếu bạn đang sử dụng PC).
  • Chọn các tab thích hợp của sổ làm việc của bạn.
  • Thực hiện thay đổi cần thiết cho một ô.
  • Kiểm tra để đảm bảo nó được áp dụng trên tất cả các bảng tính của bạn.

Bạn muốn thấy điều này trong thực tế? Để đơn giản, hãy giả sử tôi đã kết hôn với Aaron Rodgers (hey, một cô gái có thể mơ ước!). Do đó, tôi đã đổi tên cuối cùng của mình từ từ Boo Booardard thành thành Rod Rodgers. Vì tên của tôi xuất hiện trong nhiều tab khác nhau của bảng tính này, tôi chỉ sử dụng thủ thuật tiện dụng này để chỉ nhập tên mới của mình một lần.

Và đó là những gì bạn cần biết trong khi học Excel

Trên đâu hoang linh web liệt kê ra 6 theo tác cơ bản trong excel mà dân kế toán hay dùng. Bạn có thể tham khảo các bài viết khác của hoang linh web về excel để theo tao nhanh hơn trong khi học excel.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here