Các phím tắt trong học Excel để thao tác nhanh hơn

1
186

Học cách thao tác và phân tích hàng tấn dữ liệu là đủ để khiến bất cứ ai cũng phải mệt mỏi, đạc biệt đối với người học excel. Hoang linh web đã liệt kê ra 11 thao tác trong Excel khác nhau mà người học excel sẽ sử dụng. Sẽ không lâu nữa bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn sống sót mà không có họ.

1. Làm quen với các phím tắt

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách nào đấy để tiết kiệm thời gian và sự thất vọng trong Excel, bạn phải trả tiền để làm quen với một số phím tắt khác nhau.

Có hàng trăm cách mà bạn có thể sử dụng. Vì vậy, điều tốt nhất cần làm là lưu ý một số tác vụ hoặc hành động phổ biến bạn đang thực hiện trong Excel và sau đó xem liệu các thao tác hiện có có thể thực hiện bằng phím tắt không.

Hoang linh web đã tập hợp một danh sách 200 phím tắt Excel cho PC và Mac mà bạn có thể tham khảo trong bài tiếp theo

Dưới đây là một vài phím tắt mà người học excel nên biết để thao tác trong excel nhanh hơn:

Tính tổng cho các ô được chọn

Bạn có thể tính tổng các ô đã chọn bằng phím tắt Alt=. Kết quả của phép tính tổng sẽ được hiện ở ô tiếp theo.

PC: Alt =

Tự động tất cả các ô đã chọn PC

Mac: Lệnh Shift T

Tự động tất cả các ô đã chọn Mac

Chọn tiền lệ trực tiếp

Chọn một ô có công thức và xem ô nào được tham chiếu trực tiếp bởi công thức đó.

PC: Ctrl [

Chọn PC tiền lệ trực tiếp

Mac: control {

Chọn tiền lệ trực tiếp Mac

Thêm một đường viền ô

Khi bạn cần làm đường viền quanh một ô hay nhiều ô, bạn chỉ cần chọn các ô đấy và ấn tổ hợp phím như bên dưới

PC: Ctrl Shift &

Thêm một PC viền ô

Mac: Tùy chọn lệnh 0

thêm một phím tắt di động Mac

2. Chọn tất cả các ô chỉ bằng một cú nhấp chuột

Người học wordpress có thể di bị chuột từ đầu tới cuối để chọn các ô. Hoặc, bạn có thể sử dụng thủ thuật đơn giản này để chọn tất cả các ô chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tất cả chỉ cần nhấp vào hình tam giác màu xám nhạt xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của excel của bạn. Nhấp vào nó một lần và mỗi ô trong bảng tính sẽ được chọn. Nó là dễ dàng như vậy!

chọn tất cả các ô chỉ bằng một cú nhấp chuột

3. Thay đổi kích thước ngay lập tức các cột và hàng

Người học excel có thể làm điều này ngay lập tức. Đặt chuột trên đường giữa hai điểm đánh dấu cột (ví dụ C và D) cho đến khi bạn thấy một biểu tượng trông giống như hai mũi tên đối diện.

Với biểu tượng đó, nhấp đúp vào dòng phân tách các cột và cột sẽ tự động được thay đổi kích thước để phù hợp với đoạn văn bản rộng nhất trong cột đó.

mở rộng hàng

4. Dễ dàng định dạng số

Ví dụ, giả sử người học excel có toàn bộ một cột chứa các chữ số đại diện cho cùng một thứ giống như số tiền đô la chẳng hạn.

Ngay bây giờ, không có ký hiệu đô la hiển thị phía trước mỗi số và bạn muốn chèn một ký tự ở đó. Không cần phải làm điều này cùng một lúc.

Chỉ cần chọn cột chứa các chữ số bạn muốn định dạng lại, sau đó sử dụng phím tắt bên dưới để tự động định dạng toàn bộ cột thành đô la:

Ctrl – Shift – $

Với thủ thuật đơn giản đó, toàn bộ cột của bạn sẽ được hiển thị với ký hiệu đô la, bất kỳ dấu phẩy cần thiết nào và hai điểm sau dấu thập phân.

số định dạng

Lưu ý: Bạn cũng có thể làm tương tự để thêm % Chỉ cần nhấn Ctrl – Shift -% để bao gồm ký hiệu phần trăm với mỗi chữ số.

5. Di chuyển lên mà không cuộn

Khi người học excel có một tập dữ liệu đặc biệt lớn, bạn biết rằng phải mất một thời gian (và khá nhiều thao tác cuộn) để đi đến cuối bảng tính của bạn. Và, khi cuối cùng bạn đã thực hiện nó? Điều cuối cùng bạn muốn làm là cuộn toàn bộ từ đầu lên trên.

Đẩy lệnh (Ctrl trên PC) và mũi tên lên hai lần sẽ đưa bạn trở lại đầu bảng tính.

Tại sao bạn phải nhấn mũi tên lên hai lần? Đánh nó một lần sẽ đưa bạn đến hàng dữ liệu cuối cùng xuất hiện trước một hàng trống (trong trường hợp này là dòng cuối cùng của dữ liệu của Hoang linh web). Đánh mũi tên lên hai lần sẽ đưa chúng ta trở lại đỉnh.

di chuyển lên mà không cuộn

Vì vậy, để tóm tắt:

Lệnh (hoặc Ctrl trên PC) + Mũi tên lên một lần : Đưa bạn đến dòng dữ liệu cuối cùng xuất hiện trước một hàng trống

Lệnh (hoặc Ctrl trên PC) + Mũi tên lên hai lần : Đưa bạn lên đầu trang tính của bạn

Lưu ý rằng lối tắt này hoạt động trên Excel cho Mac và PC 2016. Phím tắt trên Mac có thể thay đổi tùy theo HĐH của bạn hoặc trên các phiên bản Excel cũ hơn.

6. Áp dụng định dạng tương tự

Giả sử tôi cần tạo một cột khác trong bảng tính của mình và tôi muốn áp dụng định dạng tương tự trong một cột hiện có. Ví dụ: tôi muốn cột Total mà tôi đã tạo cũng có phông chữ đậm và ký hiệu đô la như cột Giá trên mỗi Gallon thôi đã tồn tại trên bảng tính của tôi.

Thật đơn giản để áp dụng định dạng hiện có cho một cột mới.

Chọn một ô có định dạng bạn muốn và sao chép ô đó. Sau đó, chọn phần trong bảng tính của bạn mà bạn cần áp dụng định dạng đó, nhấp chuột phải, chọn Đặc biệt Dán , Đặc biệt, sau đó nhấp vào hộp cho các định dạng.

Bây giờ, khi tôi nhập một giá trị trong cột Total Total đó, nó sẽ tự động xuất hiện với phông chữ đậm và ký hiệu đô la mà không cần tôi phải làm thêm thủ công.

apply existing formatting

7. Chèn nhiều hơn một hàng hoặc cột

Cần chèn một hàng hoặc cột tại một thời điểm có thể đơn điệu. May mắn thay, có một mẹo nhanh cho phép bạn chèn nhiều hàng hoặc cột vào bảng tính của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Cách hack này rất đơn giản: Đánh dấu số lượng hàng hoặc cột mà bạn muốn chèn, sau đó nhấp chuột phải và chọn chèn.

Vì vậy, nếu tôi muốn có ba cột mới, trống xuất hiện trước cột Cột Gallons đã bán hiện tại của tôi, tôi sẽ làm nổi bật ba cột bắt đầu với dòng Gallons Sold Sold và sau đó nhấp vào chèn.

chèn nhiều hơn một cột

Cứ như vậy, tôi có ba cột hoàn toàn mới trong bảng tính của mình mà không gặp khó khăn khi chèn từng cột một.

Lưu ý: Thủ thuật này hoạt động theo cùng một cách với các hàng. Rõ ràng là bạn chỉ đánh dấu các hàng thay vì các cột.

8. Tạo một bản sao của bảng tính của bạn

Nếu có một bảng tính mà bạn thấy mình tạo ra thường xuyên như một báo cáo hàng tháng, ví dụ, bạn cần phải tạo lại nó từ đầu mỗi lần không cần thiết.

Thay vào đó, tốt hơn là tạo một bản sao của toàn bộ bảng tính của bạn, để tất cả các định dạng và các yếu tố khác của bạn đã có sẵn, bạn chỉ cần trao đổi bất kỳ thông tin cần thiết nào.

Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào tab cho bảng tính của bạn ở phía dưới và chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Tại thời điểm đó, bạn sẽ gặp một cửa sổ bật lên hỏi bạn muốn di chuyển trang tính của mình ở đâu và bạn ở đâu Tôi muốn nó xuất hiện.

Trong ví dụ này, tôi muốn bảng sao chép của mình sống trong cùng một sổ làm việc của tôi và trước bảng tính Dữ liệu Bán hàng Bia Bia hiện tại của tôi. Vì vậy, tôi chọn các tùy chọn đó, đánh dấu vào ô cho Tạo một bản sao, RÚT và kết thúc với một bản sao chính xác của trang tính hiện có của tôi để sử dụng và sửa đổi:

make a copy of worksheet

9. Nhúng bảng tính Excel

Nếu bạn kết hợp một đề xuất, báo cáo hoặc tài liệu quan trọng khác trong Word, có thể hữu ích để nhúng nội dung của bảng tính Excel của bạn.

Điều này là khá dễ dàng để thực hiện. Để làm như vậy, chọn và sau đó sao chép phần bảng tính mà bạn muốn nhúng.

Đi tới Word, sau đó chọn Đặc biệt Dán Dán và Dán Dán. Trong phạm vi cửa sổ bật lên đó, hãy tìm và chọn tùy chọn cho Đối tượng trang tính Microsoft Excel Excel, đảm bảo bạn chọn tùy chọn cho Liên kết dán Paste, liên kết và sau đó nhấp vào OK. Giáo dục

nhúng bảng tính excel

Bạn sẽ thấy bảng tính của mình được nhúng trong tài liệu của bạn (có thể bạn sẽ cần thực hiện thay đổi kích thước ngắn!). Ngoài ra, vì bạn đã chọn tùy chọn Liên kết dán và Dán, nên bất cứ khi nào bạn thay đổi bảng tính của mình, chúng sẽ tự động được cập nhật trong biểu đồ được nhúng trong tài liệu Word của bạn. Khá lắt léo, phải không?

Lưu ý: Bạn cũng có thể nhúng bảng tính excel trong email. Nhưng, hướng chính xác cho điều đó sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp email của bạn.

10. Tìm và thay thế các giá trị

Có thể bạn nhận thấy một lỗi trong bảng tính của bạn. Hoặc, có lẽ bạn muốn cập nhật một số thuật ngữ.

Không cần phải cuộn qua toàn bộ tập dữ liệu của bạn để tìm từng lần xuất hiện của thuật ngữ hoặc giá trị đó. Sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Có thể giúp bạn cập nhật mọi thứ cùng một lúc.

Làm nổi bật các ô bạn muốn tìm kiếm và nhấn Ctrl + F. Bạn sẽ gặp một cửa sổ bật lên nơi bạn có thể nhập cụm từ bạn muốn tìm trong bảng tính, cũng như những gì bạn muốn thay thế nó.

Ví dụ, nếu tôi muốn thay thế sự xuất hiện của Stout Stout bằng cách dùng Van Vanilla Stout, thì tôi có thể sử dụng Tìm và Thay thế để thực hiện điều đó trong một vài bước ngắn.

tìm và thay thế các giá trị

Lưu ý: Điều quan trọng cần biết là tính năng này sẽ thay thế mọi lần xuất hiện của tổ hợp chữ cái bạn nhập. Vì vậy, nếu bạn có một danh sách các tiểu bang và muốn thay thế CO bằng AZ, thì nó sẽ thay thế bất cứ nơi nào mà CO xuất hiện, có nghĩa là bạn có thể kết thúc với một cái gì đó nói rằng Az Azanyany thay vì Công ty.

11. Sử dụng hai cửa sổ

Bạn có bảng tính trong cùng một sổ làm việc không, nhưng có muốn xem chúng cạnh nhau hay không hơn là cần phải bấm qua lại giữa hai?

Tất nhiên, có một cách người học excel có thể dễ dàng làm điều này.

Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy nhấp vào Window, trong menu chính của Excel và sau đó chọn vào Cửa sổ mới. Nếu bạn đang ở trên PC, hãy truy cập vào Chế độ xem Xem trong menu Excel và sau đó chọn Cửa sổ mới.

Làm như vậy sẽ mở cửa sổ làm việc hiện tại của bạn trong một cửa sổ hoàn toàn mới, vì vậy bạn có thể đặt chúng cạnh nhau và tránh một loạt các nhấp chuột.

sử dụng hai cửa sổ

Phần tốt nhất? Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được áp dụng cho cả windows, do đó bạn không cần thực hiện thay đổi hai lần.

Bạn muốn biết nhiều hơn thủ thuật trong excel, người học excel có thể đọc các bài khác của hoang linh web?

1 COMMENT

  1. […] Bước 8: Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta muốn dữ liệu bán hàng cho sản phẩm nếu Prd6. Dĩ nhiên chúng ta có thể trực tiếp tham gia nhưng đây không phải là cách tiếp cận phù hợp. Thay vào đó, chúng tôi có thể tạo danh sách thả xuống và cho phép người dùng chọn từ danh sách thả xuống. Nhấn ALT + A + V + V trong ô D2, đây là phím tắt là phím tắt để tạo xác thực dữ liệu trong excel . […]

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here