11 mẹo Excel tốt nhất cho người học excel

1
75

Hầu như mọi người làm trang web bán hàng, thì đều cần biết Excel cơ bản để hoàn thành công việc đúng và nhanh chóng. Để giúp bạn tận dụng tối đa Excel, Hoang linh web đã tập hợp một loạt các mẹo Excel tốt nhất cho người mới bắt đầu.

Bạn hãy bookmark trang web này để xem lại khi cần thiết. Nó sẽ giúp bạn học excel nhanh và hiệu quả hơn

Thực hiện theo cùng với sổ làm việc mẫu này.NHẬP ĐỊA CHỈ EMAIL CỦA BẠN

1. Thêm hành động thường xuyên vào thanh công cụ truy cập nhanh

Nhìn xung quanh bất kỳ phiên bản Excel nào bạn sẽ nhận thấy có vô số công cụ trong tầm tay.Nhưng hầu hết người mới bắt đầu chỉ sử dụng một vài trong số này và lặp đi lặp lại. Thay vì chuyển đổi giữa các tab khác nhau trên menu mỗi lần, bạn có thể thêm các mục yêu thích cá nhân của mình vào Thanh công cụ truy cập nhanh.

Microsoft cung cấp một số cách để thực hiện điều này nhưng cách dễ nhất là nhấp chuột phải vào những gì bạn muốn thêm và chọn Thanh Thêm Thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh.Một trong những mục yêu thích cá nhân trong QAT của tôi là chức năng Sắp xếp & Lọc vì tôi thường làm việc với nhiều dữ liệu.

Trước:

excel-tips-cho người mới bắt đầu-QAT

Sau:

excel-tips-for-người mới bắt đầu-QAT-after

Khi bạn đã thêm mục yêu thích của mình, bạn cũng có thể sắp xếp lại các phím tắt QAT của mình bằng cách nhấp chuột phải vào nó và sau đó nhấp vào Thanh ” Customize Quick Access Toolbar… “… trong menu. Với QAT tùy chỉnh của bạn, bạn sẽ dễ dàng lướt qua bảng tính tiếp theo của mình.

2. Hướng dẫn lọc dữ liệu cho người học excel

Nói về rất nhiều dữ liệu, Microsoft có các công cụ tuyệt vời để xử lý tất cả, điều này có thể giải thích tại sao nó trở thành chương trình máy tính tại nơi làm việc quan trọng nhất trên toàn thế giới . Hàm cơ bản của Excel để xử lý tất cả thông tin này là hàm Sắp xếp & Lọc. Điều này rất hữu ích vì nó cho phép bạn sắp xếp lại và tóm tắt dữ liệu theo cách thực sự hữu ích.

Để làm điều này, hãy đánh dấu tất cả dữ liệu bạn muốn có trong bộ lọc (một cách nhanh chóng để làm điều này là Ctrl + A). Sau đó, nhấp vào biểu tượng kênh ở phía trên bên trái của dải băng Home.

excel-tips-cho người mới bắt đầu lọc

Bây giờ sẽ có một mũi tên thả xuống ở đầu mỗi cột trong bộ lọc. Tại đây, bạn có thể chọn các giá trị khác nhau trong bảng và sắp xếp chúng. Ví dụ: giả sử bạn muốn xem có bao nhiêu đơn hàng được thực hiện trong một khung thời gian nhất định. Chỉ cần lọc trên cột ngày và chọn khung thời gian bạn muốn.

cột excel-mẹo cho người mới bắt đầu-lọc-cột

Từ ví dụ của chúng tôi, bạn có thể nhanh chóng thấy chỉ có hai đơn đặt hàng vào tháng 9 năm 2014.

3. Thêm tiêu đề / chân trang động

Mặc dù dường như mọi thứ đều không có giấy tờ, đôi khi vẫn cần phải in. Một trong những cách tốt nhất để theo dõi những gì được in ra từ Excel là bằng cách thêm số trang, dấu thời gian và đường dẫn tệp vào đầu trang hoặc chân trang. Để đảm bảo bạn không phải cập nhật các giá trị này mỗi lần bạn cần in bảng tính, bạn có thể thêm các công thức cập nhật tự động.

Đầu tiên, thay đổi chế độ xem Excel của bạn để bạn có thể thấy đầu trang và chân trang.

excel-tips-for-Beginers-header-footer

Tiếp theo, thêm văn bản sau vào chân trang tiêu đề của bạn:

Tên tệp&[Tập tin]
Tên tờ&[Chuyển hướng]
Số trang&[Trang]
Ngày&[Ngày]

Trước:

Sau:

4. Đặt vùng in trên sheet cho người học excel

Bây giờ bạn đã biết cách tự động cập nhật những gì in trong lề, một mẹo tiết kiệm thời gian khác là thiết lập các khu vực in cho các tab của bạn để cập nhật những gì in trong lề. Nếu bạn muốn giữ tất cả công việc của mình trên một bảng tính nhưng chỉ cần in ra một phần nhất định, đặt vùng in là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian khi bạn nhấn Ctrl + P.

Để đặt vùng in của bạn, tô sáng các ô bạn muốn in. Trên menu Bố cục trang, bấm vào trình đơn thả xuống bên dưới Vùng in và chọn Đặt vùng in.

excel-tips-for-người mới bắt đầu-set-print-area

Trong cùng một menu thả xuống, có tùy chọn để xóa vùng in. Điều này hữu ích nếu bạn đã thay đổi bảng tính của mình và muốn thêm nhiều hơn vào khu vực có thể in.

5. Cài đặt paste theo cách riêng cho người học excel

Có rất nhiều cách khác nhau để hoàn thành các nhiệm vụ trong Excel. Hãy xem xét các chức năng sao chép và dán đơn giản. Như thể Ctrl + C và Ctrl + V không giúp sao chép đủ dễ dàng, Microsoft đã tạo Paste đặc biệt.

Đây là cách nó hoạt động. Giả sử bạn muốn sao chép và dán một cái gì đó nhưng không phải mọi thứ như chỉ là một con số hoặc định dạng. Thay vì sao chép mọi thứ và xóa những gì bạn không muốn, bạn có thể sử dụng Paste Special. Để thực hiện việc này, sao chép thông tin của bạn như bình thường, nhưng thay vì sử dụng Ctrl + V, nhấp chuột phải và chọn Dán Đặc biệt từ menu.

excel-tips-cho người mới bắt đầu-dán-đặc biệt

Một số tùy chọn Dán đặc biệt phổ biến hơn bao gồm:

  • Giá trị – sử dụng tùy chọn này nếu bạn chỉ muốn dán văn bản bạn nhìn thấy trong các ô.Nó sẽ để lại tất cả các định dạng không thay đổi.
  • Công thức – Cần giữ công thức đó nhưng không cần định dạng? Công thức cho phép bạn làm điều đó.
  • Định dạng – Sử dụng tùy chọn này để sao chép các định dạng trong khi để lại các giá trị và công thức hiện có.
  • Độ rộng cột – Vì khi tất cả các cột của bạn cần có chiều rộng đồng đều, tùy chọn này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian thay vì điều chỉnh chúng theo cách thủ công.
tùy chọn excel-tips-cho người mới bắt đầu-dán-đặc biệt

6. Group/ungroup cột để ẩn dữ liệu chi tiết

Bảng tính với một loạt các thông tin phức tạp và chi tiết có thể khó đọc và phân tích. May mắn thay, Excel cung cấp một cách dễ dàng để thu gọn và mở rộng các chi tiết lộn xộn để tạo ra một cái nhìn nhỏ gọn và dễ đọc hơn.

Nhóm trong Excel hoạt động tốt nhất cho các bảng tính có cấu trúc có tiêu đề cột, không có hàng hoặc cột trống và dữ liệu được sắp xếp theo ít nhất một cột.

Chọn tất cả dữ liệu bạn muốn tóm tắt trong nhóm. Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu> Tổng phụ.Điều này sẽ đưa ra một cửa sổ bật lên trong đó bạn có thể chọn cách dữ liệu nên được nhóm và tóm tắt. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi được nhóm theo sự thay đổi trong OrderYear và được tính tổng trên Total. Điều này sẽ cho chúng ta thấy tổng doanh số cho mỗi năm và tổng cộng.

excel-tips-cho-người mới bắt đầu-nhóm

Đây là kết quả:

excel-tips-cho người mới bắt đầu-nhóm-kết quả

Bây giờ chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể đi từ các bản tóm tắt có ý nghĩa đến chi tiết tốt trên cùng một bảng tính.

7. Bảo vệ sheets and workbook cho người học excel

Khi đến lúc gửi bảng tính Excel của bạn, điều quan trọng là phải bảo vệ dữ liệu bạn đang chia sẻ.Bạn có thể muốn chia sẻ dữ liệu của mình, nhưng điều đó không có nghĩa là nó có thể được thay đổi bởi người khác. May mắn thay, Excel có các tính năng tích hợp để bảo vệ excel của bạn. 

Để bảo vệ excel, nhấp vào tab Xem lại trong menu sau đó Bảo vệ Trang tính. Thao tác này sẽ hiển thị hộp bật lên nơi bạn sẽ thêm mật khẩu mở khóa và những chức năng người dùng vẫn có thể thực hiện trong khi excel được bảo vệ.

excel-tips-cho người mới bắt đầu-bảo vệ-tờ

Khi bạn bấm vào Ok, bạn sẽ được nhắc xác nhận mật khẩu và lưu sổ làm việc. Bây giờ, nếu bất cứ ai cố gắng thay đổi thông tin họ sẽ cần mật khẩu đó. Nếu bạn có một loạt các excel mà bạn muốn được bảo vệ, hãy nhấp vào Bảo vệ Sổ làm việc theo quy trình tương tự.

8. Công thức truy tìm precedent/dependent của công thức

Bạn đã bao giờ sử dụng một bảng tính mà người khác thiết lập? Nếu bạn cần cập nhật các công thức và hàm nhưng không biết những tính toán nào khác sẽ bị ảnh hưởng, bạn có thể dành nhiều thời gian nhấp vào sổ làm việc mà không có gì để hiển thị. Hoặc bạn đang tìm kiếm một tính toán sai lầm và cần phải xem dữ liệu đang chảy từ đâu. 

Excel cung cấp một cách đơn giản để xem xét các ô nào phụ thuộc vào các ô khác với Trace Precedents và các ô nào đóng góp cho các ô khác bằng cách sử dụng Trace Dependents.

Cả hai chức năng chỉ hoạt động trên ô đang hoạt động được chọn, vì vậy, thật không may, đó là một ô mỗi lần. Nhấp vào nút Trace Precedents hoặc Trace Dependents trong nhóm Kiểm tra công thức của tab Công thức để tạo mũi tên màu xanh. Luồng dữ liệu theo hướng mũi tên với dấu chấm màu xanh là tiền lệ và mũi tên là phụ thuộc.

Dưới đây, Trace Dependents cho ô E2 cho thấy nó chỉ chảy vào ô G2.

excel-tips-cho người mới bắt đầu theo dõi

Và Trace Precedents cho ô I4 cho thấy các ô E2 và F2 là các ô duy nhất chảy vào nó.

excel-tips-for-người mới bắt đầu-dấu vết tiền lệ

Các hàm này hoạt động trên các tab của cùng một sổ làm việc và các sổ làm việc khác nhau với một ngoại lệ. Người phụ thuộc theo dõi sẽ không làm việc cho các liên kết bên ngoài cho sổ làm việc trừ khi chúng được mở.

9. Kiểm tra dữ liệu cho các menu thả xuống trong các ô excel cho người học excel

Sử dụng danh sách thả xuống là một cách tuyệt vời để gây ấn tượng với đồng nghiệp và sếp bằng các kỹ năng Excel của bạn. Đồng thời, đây là một cách rất thân thiện với người dùng để đảm bảo các trang tính Excel tùy chỉnh hoạt động đúng.

Công cụ này được sử dụng để nhập dữ liệu trong bảng tính từ danh sách tiêu chí được xác định trước. Mục đích chính của việc sử dụng danh sách thả xuống trong Excel là để giới hạn số lượng lựa chọn có sẵn cho người dùng. Ngoài ra, việc thả xuống ngăn ngừa lỗi chính tả và làm cho dữ liệu nhập nhanh hơn.

Điều này cũng cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát chính xác những gì có thể được nhập vào ô excel. Điều này làm cho nó hoàn hảo trong việc xác nhận đầu vào. Đầu tiên Chọn Dữ liệu trên menu và chọn kiểm tra Dữ liệu.

excel-tips-cho người mới bắt đầu-xác thực dữ liệu

Tiếp theo, chọn tham số của bạn. Dưới đây chúng tôi đã sử dụng các tháng trong năm để đưa vào OrderMonth.

excel-tips-for-người mới bắt đầu-data-verify1

Khi bạn nhấp vào Ok, nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh ô và chọn từ danh sách.

excel-tips-for-người mới bắt đầu-data-verify2

Lưu ý: bây giờ một ô được thiết lập, nó có thể được sao chép và dán vào các ô còn lại bên dưới.

10. Chuyển văn bản thành cột – chia dữ liệu trong một ô thành nhiều ô cho người học excel

Bạn đã thấy dữ liệu trong excel mà bạn cần nhưng có thông tin khác trong các ô không hoạt động với công thức của bạn? Mặc dù có một số công thức phức tạp sẽ giúp bạn chia văn bản của bạn thành các cột mới, nhưng nó có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn. Cách nhanh chóng để phân tách điều này là Chuyển văn bản thành Cột, phân tách tất cả các ô được chọn tại cùng một điểm và đặt kết quả vào các cột riêng biệt.

Bạn có thể sử dụng Text to column trong hai chế độ khác nhau: chiều rộng cố định và phân cách. Độ rộng cố định rất hữu ích nếu có thể phân tách dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng một đường thẳng qua tất cả các hàng trong khi phân tách phân tách văn bản dựa trên văn bản như mỗi dấu phẩy, tab hoặc dấu cách.

Ví dụ: chúng ta hãy xem một Văn bản được phân tách thành Cột để xóa xu khỏi tổng số cột của chúng tôi.

Giống như hầu hết các chức năng trên Dải dữ liệu, trước tiên, hãy tô sáng dữ liệu của bạn và sau đó nhấp vào Văn bản thành Cột. Khi ở đây, bạn sẽ chọn giữa chiều rộng cố định hoặc giới hạn.

excel-tips-for-người mới bắt đầu-chia cột

Trên màn hình tiếp theo, đặt tiêu chí chia tách của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sử dụng khoảng thời gian.

excel-tips-cho người mới bắt đầu-cột-tách-tiêu chí

Trên màn hình cuối cùng, bạn có tùy chọn để loại trừ các phần và thay đổi định dạng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm các bước quan trọng sau này. Sau đó bấm Kết thúc.

excel-tips-for-Beginners-cột-split-convert

Và cuối cùng là kết quả! Tất cả các xu được đặt trong cột ngay bên phải.

excel-tips-for-Beginners-cột-split-results

11. Tạo các biểu đồ đơn giản cho người học excel

Một trong những cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng Excel của bạn là có thể truyền đạt kết quả của bạn cho người khác. Đồ họa, hình ảnh và biểu đồ là những cách tuyệt vời để trực quan hóa và thể hiện dữ liệu của bạn cho người dùng cuối và Excel thực hiện rất tốt việc tự động hóa quy trình này. Chúng ta hãy xem làm thế nào để thiết lập một biểu đồ đơn giản bằng cách sử dụng dữ liệu bán hàng mẫu của chúng tôi.

Một biểu đồ đơn giản bắt đầu với hai bộ dữ liệu, các biến độc lập (ngày) và phụ thuộc (kết quả) của bạn. Dưới đây chúng tôi đã chọn OrderDate và Total.

excel-tips-for-người mới bắt đầu-đồ thị

Nhấp vào Chèn vào Dải băng, bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn biểu đồ. Trong ví dụ này, một biểu đồ đường đơn giản sẽ cho chúng ta thấy tổng doanh số cho mỗi ngày.

excel-tips-for-Beginers-graphs2

Excel làm cho biểu đồ đơn giản đến mức các kết quả thậm chí bao gồm cả tiêu đề! Vì vậy, lần tới khi bạn được gọi vào một cuộc họp vào phút cuối, bạn có thể tạo một biểu đồ đơn giản khi đang di chuyển trong cuộc họp.

excel-tips-for-Beginers-graphs3

Phần thưởng: Kiểm tra bài học này về cách tạo biểu đồ cột trong Excel:

Phần kết luận

Bây giờ bạn đã tìm hiểu thêm về Excel, đã đến lúc đưa kiến ​​thức đó vào hoạt động. Những thủ thuật hữu ích này sẽ giúp công việc của bạn nhanh hơn rất nhiều.

Để biết thêm các mẹo Excel hữu ích cho người mới bắt đầu, hãy xem thêm các bài viết khác của Hoang linh web về các bản hack Excel tốt nhất, các yếu tố cần thiết cho Excel và các phím tắt Excel tốt nhất. Hoang linh web hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình học excel.

1 COMMENT

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here